التحول الرقمي في البيئة.. إنشاء ذاكرة مؤسسية لحفظ المستندات والمشروعات والتكليفات

تستعد وزارة التنمية المحلية والبيئة لإنشاء ذاكرة مؤسسية متكاملة للوزارة وجهازي شئون البيئة وتنظيم إدارة المخلفات، في خطوة تستهدف دعم منظومة التحول الرقمي، وتسهيل الوصول إلى المستندات والوثائق والبيانات، وتحسين آليات متابعة المشروعات والتكليفات واتخاذ القرارات.

جاء ذلك خلال اجتماع الدكتورة منال عوض، وزيرة التنمية المحلية والبيئة، مع ممثلي مركز دعم واتخاذ القرار التابع لمجلس الوزراء، لبحث آليات تنفيذ الذاكرة المؤسسية للوزارة والجهازين، بحضور عدد من قيادات الوزارة وجهازي شئون البيئة وتنظيم إدارة المخلفات.

قاعدة بيانات تربط الوزارة بأجهزتها وفروعها

وأكدت الدكتورة منال عوض أهمية إنشاء الذاكرة المؤسسية باعتبارها قاعدة بيانات متكاملة تعمل كحلقة وصل بين الوزارة وجهازيها والأفرع الإقليمية والمحميات الموجودة بمختلف المحافظات.

وتستهدف المنظومة الجديدة إتاحة المستندات والوثائق المطلوبة بسهولة وفي أي وقت، إلى جانب توفير بيانات دقيقة عن موقف تنفيذ المشروعات والتكليفات، بما يساعد على سرعة الوصول إلى المعلومات ودعم عملية اتخاذ القرار في الوقت المناسب.

الذاكرة المؤسسية ودعم التحول الرقمي

واطلعت وزيرة التنمية المحلية والبيئة على تجربة مركز دعم واتخاذ القرار في إنشاء الذاكرة المؤسسية لعدد من الوزارات والهيئات والمؤسسات التابعة للدولة، باعتبارها إحدى الأدوات الداعمة للتحول الرقمي داخل الجهاز الإداري للدولة.

ومن المقرر أن تسهم المنظومة في تغذية مركز البيانات الحكومية الموحد، من خلال ربط قواعد البيانات الحكومية وميكنة الأعمال والإجراءات، بما يدعم تقديم الخدمات بصورة أكثر سهولة وكفاءة.

ماذا تتضمن الذاكرة المؤسسية؟

وتضمن التصور المقترح للذاكرة المؤسسية للوزارة وجهازيها مجموعة واسعة من البيانات والوثائق، من بينها:

• حصر وتوثيق المشروعات والتكليفات الصادرة من الوزارة للفروع الإقليمية والمحميات.
• حفظ وأرشفة الوثائق والمستندات الرسمية الصادرة والواردة إلكترونيًا.
• توثيق العلاقات الخارجية والملفات المرتبطة بها.
• إنشاء دليل اتصال داخلي للعاملين.
• حفظ الإصدارات المحلية والدولية.
• توثيق الخدمات الإلكترونية المقدمة.
• أرشفة الاجتماعات الداخلية.
• إنشاء ركن إعلامي يضم مكتبة الفيديو والإنفوجراف والمواد الإعلامية.
• توثيق الهيكل التنظيمي للوزارة والأجهزة التابعة.
• متابعة الخطط والتكليفات والاستراتيجيات الوطنية.
• حفظ الكتب الدورية والقرارات الصادرة.

تدريب العاملين على المنظومة الجديدة

وشددت وزيرة التنمية المحلية والبيئة على أهمية الاستفادة من منظومة الذاكرة المؤسسية لإنشاء قاعدة بيانات شاملة يمكن الرجوع إليها والاستعانة بمحتوياتها في أي وقت، بما يرفع كفاءة العمل ويعزز سرعة الحصول على المعلومات.

ووجهت بسرعة البدء في الإجراءات التنظيمية الخاصة بإنشاء المنظومة، مع إعداد برامج تدريبية مكثفة للعاملين بجهازي شئون البيئة وتنظيم إدارة المخلفات، لضمان قدرتهم على استخدام النظام والتعامل مع أدواته والاستفادة من البيانات والوثائق التي يوفرها.